Privacyverklaring

Het belang van gegevensbescherming

De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (VITO) hecht grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe VITO persoonsgegevens verwerkt en beschermt en welke rechten jij als betrokkene hebt.

Scope van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op de gehele levensduur van informatie binnen de websites van VITO, van het verkrijgen van informatie tot de uiteindelijke verwijdering van informatie binnen de organisatie.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

We verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens:

persoonlijke gegevens die jij ons geeft via webformulieren: bijvoorbeeld je naam, e-mailadres en telefoonnummer wanneer je ons contactformulier gebruikt;
persoonlijke data die we verkrijgen doordat je de websites gebruikt;
logbestandsinformatie: we houden onder andere de volgende data bij in de serverlogs:
- IP-adres;
- browserinformatie;
- de externe webpagina vanwaar je komt;
- de pagina’s die je bezocht hebt op onze websites;
- tijdstip en duur van de bezochte pagina’s;
- apparaatgegevens: we kunnen bijhouden via welk apparaat je onze websites bezoekt;
- cookies: we gebruiken cookies om onze bezoekers te identificeren en bezoekersstatistieken te verkrijgen.

Voor meer informatie over cookies, verwijzen we je graag door naar ons cookiebeleid.

Waarvoor gebruiken we de persoonsgegevens?

We gebruiken de persoonsgegevens die we verzamelen om de juiste service te kunnen leveren, onderhouden, beschermen en verbeteren. Jouw persoonlijke gegevens worden enkel bijgehouden zolang dit nodig is voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben. We verwijderen jouw gegevens wanneer we die niet meer nodig hebben.

We kunnen je persoonsgegevens gebruiken om je te informeren en met je te communiceren:

voornamelijk om te antwoorden wanneer je een vraag hebt gesteld via het contactformulier;
bij het uitsturen van onze nieuwsbrieven als je je hiervoor hebt ingeschreven.

We delen jouw persoonsgegevens enkel en alleen:

met jouw toestemming: we delen jouw persoonsgegevens enkel en alleen met andere organisaties dan VITO als we jouw toestemming hiervoor hebben. Wanneer je klikt op een social media knop, dan geldt de privacyverklaring van deze aanbieder;
om wettelijke redenen: het kan zijn dat we jouw persoonsgegevens moeten delen om in orde te zijn met een wettelijke verplichting;
met partijen die voor ons persoonsgegevens verwerken: deze partijen mogen enkel verwerkingen met persoonsgegevens doen in opdracht van VITO. Deze verwerkingen worden vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst tussen VITO en deze partij.

Wat doen we om jouw persoonsgegevens te beschermen?

In het bijzonder doet VITO alle redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat de gegevens van de websitebezoekers en de persoonsgegevens die zij ter beschikking stellen, worden beschermd tegen:

verlies: gegevens zijn niet meer beschikbaar;
lekken: gegevens komen in verkeerde handen terecht;
fouten: gegevens zijn niet correct, bijvoorbeeld verouderd of onvolledig;
niet toegankelijk: wanneer nodig zijn de gegevens niet toegankelijk;
onterecht inkijken: ingekeken door personen die hiertoe niet gemachtigd zijn;
het niet kunnen nagaan wie de gegevens inkeek, wijzigde of verwijderde;
verwerkingen die niet in lijn liggen met regelgeving, richtlijnen en normen.

Jouw rechten

Je mag ons (gratis) vragen:

welke gegevens we van jou hebben;
wat de bedoeling is van een bepaalde verwerking;
wie jouw persoonlijke gegevens allemaal verwerkt.

Je hebt (gratis) het recht:

op een kopie van jouw persoonsgegevens die we voor een bepaald doel verwerken;
om een aanvraag in te dienen om jouw gegevens te verwijderen;
om ons te vragen je persoonlijke gegevens niet meer te verwerken (als je een gegronde en legale reden hebt hiervoor).

VITO zal in geen enkel geval persoonsgegevens verwerken die te maken hebben met politieke of religieuze voorkeuren of overtuigingen, ras, of eender welke data die te maken hebben met je gezondheid of seksualiteit.

Contact

Heb je bijkomende vragen over de verwerking van je persoonsgegevens? Wil je een verzoek indienen om je gegevens aan te passen, in te kijken, te verwijderen of wil je een datalek van jouw gegevens melden? Gelieve ons dan te contacteren.

We vragen een bewijs van identiteit en verwerken je verzoek binnen de 30 dagen na ontvangst van jouw aanvraag.

Beleidsprincipes voor gegevensbescherming

VITO, zowel in haar rol als verwerkingsverantwoordelijke als verwerker:

is transparant over de persoonsgegevens die het verwerkt en het verwerkingsdoel, zowel tegenover de betrokkene, de klanten als de toezichthouders. De gevoerde communicatie is eerlijk, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk. Het transparantieprincipe is ook van toepassing wanneer de persoonsgegevens worden uitgewisseld.
verwerkt enkel de gegevens die relevant zijn voor het uitvoeren van haar taken. Elke taak waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, is rechtmatig. Dit wordt telkens geëvalueerd bij een nieuw verwerkingsdoel, indien nodig aan de hand van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
verwerkt enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten. Zo worden de identificerende factoren die horen bij de persoonsgegevens tot een minimum herleid.
kijkt toe op de integriteit van de persoonsgegevens gedurende de hele verwerkingscyclus.
Bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is afgetoetst aan wettelijke verplichtingen en de rechten en vrijheden van de betrokkene.
voorkomt inbreuken die voortvloeien uit het verwerken van persoonsgegevens. Informatieveiligheid, gegevensbescherming bij ontwerp en privacy-vriendelijke standaardinstellingen zijn hiervoor hulpmiddelen. Wanneer een inbreuk plaatsvindt, wordt hierover gerapporteerd in lijn met de regelgeving ter zake.
is in staat om alle geldende rechten van een betrokkene, zoals het recht op inzage, afschrift en eventueel ook schrapping uit te voeren.
waakt er actief over dat bij het verwerken van de persoonsgegevens voor een welbepaald doel, de rechten en vrijheden van de betrokkene gevrijwaard blijven.
verwerkt gegevens in lijn met de rechten en vrijheden die gelden in de Europese Economische Ruimte en controleert de toepassing hiervan wanneer de gegevens daarbuiten worden uitgewisseld.
kan aantonen dat het alle beleidsdoelstellingen naleeft conform de wettelijke bepalingen. Deze verantwoordingsplicht wordt bewaakt door intern toezicht en controle en is uitvoerbaar volgens de wettelijk geldende principes.

Dit beleid geldt voor heel VITO:

het hoofdkantoor en de andere vestigingsplaatsten van VITO;
alle personeelsleden van VITO en externen die werken binnen VITO voor bepaalde of onbepaalde duur;
alle bedrijfsmiddelen en informatieverwerkende systemen die VITO beheert en systemen die externen beheren voor informatieverwerkingen voor VITO zoals databases, informatie ongeacht de drager ervan, netwerken, datacenters, enz.;
alle verwerkingsactiviteiten, zowel als verwerkingsverantwoordelijke als verwerker.